作為一個專業(yè)的活動策劃運營公司，你的活動預算和支出，必須經(jīng)得起客戶的檢驗，經(jīng)得起時間的檢驗。當一個活動項目有多家活動策劃公司競爭，或者客戶采取招標方式的時候，除了你的策劃要有競爭力，你的精準的預算將是一個有力的武器。預算的競爭力當然體現(xiàn)在價格上，但盲目的降價或壓價，絕對是把雙刃劍，既降低了活動的質(zhì)量達不到客戶想要的效果，也減少了活動策劃運營公司的利潤，也會使活動策劃團隊的品牌大打折扣。

 

那么如何才能是活動預算具備競爭力呢？

 

活動資源整合、批量采購

 

整合資源的能力，是一家公司核心競爭力的主要表現(xiàn)，將使之擁有任何媒體公司、包括小規(guī)模的活動運營公司所不具備的最大的平臺優(yōu)勢。

 

在活動預算階段，我們便可以通過低成本的整合優(yōu)質(zhì)資源來節(jié)約成本。所謂低成本的整合優(yōu)質(zhì)資源，不是偷工減料，而是盡可能多的將活動所必需的設備、道具、媒體、演員等等資源以比較低的價格批量采購，統(tǒng)一預算。

 

比如一個活動轉(zhuǎn)播車租賃一次的費用可能需要10萬，如果一年按照10次活動計算，需要100萬元的費用，這是常規(guī)的算賬方法，如果采用批量采購的方式來租賃，討價還價的空間就很大。比如，若能按照6萬的租金達成租賃十次的協(xié)議，并且一次性付費，則只需要60萬元，而租賃公司一般也會同意這種方式。說穿了這相當于消費者先期預存費用，然后享受比較高比例的折扣優(yōu)惠。這對商家也是有益的，不僅鎖住了一個客戶資源，還可以有更多的資金積累與周轉(zhuǎn)。移動、聯(lián)通預存話費就是這種思路，很多健身房辦健身卡也是這種模式，正常的標準可能是10塊錢一次，如果你辦張季卡可能就相當于6塊錢一次，要是你辦張年卡可能就只有3塊錢了。

 

批量采購盡管需要一次性支付一筆更大的資金，但是如果按照活動公司在該項目上一年的成本分攤，無疑是一個節(jié)省成本的好辦法(上述例子如果不算資金利息成本便節(jié)約了40萬元)，而且也有利于公司制訂一個完整的活動運營機制和有序化的規(guī)模生產(chǎn)計劃。

 

當然，這樣做的先決條件是，活動運營公司要有足夠的資金可以應付這種一次性費用的支出，同時還要真有這樣的生產(chǎn)規(guī)模，所以，只有當活動公司做到了足夠大的規(guī)模、資金實力足夠雄厚的時候，才能夠使用這種批量采購的方法，以節(jié)約成本預算，而對于小規(guī)模的公司來說，接完這一單不知道下一單在哪里，這種方法就沒有意義了。

 

循環(huán)利用才能可持續(xù)發(fā)展

 

在資源嚴重匱乏的今天，可持續(xù)發(fā)展確實是我們國家正在面臨的艱難課題，為了不讓我們的子孫后代生活在一個全球變暖、環(huán)境污染、生態(tài)不平衡的環(huán)境中，保護意識就應該從現(xiàn)在開始培養(yǎng)和抓落實。

 

文明的現(xiàn)代人已經(jīng)開始意識到了保護地球的重要性，因為沒有了這個星球，我們不知道還能去哪里。在我國，政府提出了“減量化、循環(huán)利用，建設資源節(jié)約型社會”的要求，因為我們的資源已經(jīng)嚴重的匱乏，如果再不加以切實保護，不論是我們的生存空間和生存時間，都將受到嚴峻的挑戰(zhàn)和考驗。

 

循環(huán)利用，可以減少資源的浪費，循環(huán)利用，才能夠可持續(xù)發(fā)展。

 

上面說的不是空話和套話，作為活動運營公司，說到底從事的是一種文化的傳播，不可能不具備基本的環(huán)保意識。對資源的循環(huán)利用，也是節(jié)省成本、爭取更大利潤空間的一種手段。

 

怎樣做到這一點呢?

 

首先，在資源的采購上就具有可操作性。

 

眾所周知，一場大的文藝晚會或者活動，需要大量的演員服裝、舞臺道具、觀眾服裝、觀眾道具等等。很多活動一結(jié)束，道具開始滿場飛，彩條、牌子、氣球等扔得到處都是，給場地的保潔人員也制造了一個巨大的清理工程。這些還都是小的垃圾，而很多舞臺上的道具如果丟掉可能就是大的資源浪費了。作為專業(yè)的活動運營公司，完全可以經(jīng)過長期的活動運營積累建立一個服裝、道具的基本資源庫。同樣一件服裝，通過簡單加工，下次還可利用;一件舞臺道具，通過簡單加工，下次還可派上用場，這樣，就很好地實現(xiàn)了資源的循環(huán)再利用。

 

有些活動，本來就具有世界性或持續(xù)性的影響力，一些用過的服裝、道具，便具有了很高的附加值。如北京奧運會的一些道具，制做精美，本身就是一件一件精美絕倫的藝術品、工藝品，收藏家是一定愿意花大價錢收購的;如果一部電影或電視劇火了，其外景地完全可以改造成旅游勝地;“蔚藍船說”的演出結(jié)束之后，以“南海I號”為原形復刻的道具船被移交給廣東省陽江市人民政府，繼續(xù)傳承和推薦著廣東旅游和文化的使命。

 

此外，還有一種為公司節(jié)約成本的方式，那就是媒體選擇上的技巧。對于活動運營企業(yè)來說，媒體的選擇具有其獨特的優(yōu)勢。首先，它是內(nèi)容制造商，活動本身就有可能吸引媒體進行免費的報道，比如說“超級女聲”就經(jīng)常成為各種媒體競相報道的題材;其次，活動運營公司對媒體的選擇自主性比較強，可以根據(jù)活動的不同類型與特點選擇媒體。比如說：除了對于主流門戶網(wǎng)站的選擇以外，還可以選擇垂直的媒體來參與活動的相關宣傳。

 

我們一定要樹立一種觀念，活動與媒體可以互相依賴。在互聯(lián)網(wǎng)時代，互聯(lián)網(wǎng)媒體鋪天蓋地，它們所獲得的利潤主要來自于廣告主的廣告投放，而廣告主在選擇網(wǎng)絡媒體時主要的考量標準就是網(wǎng)站的PV值，也就是網(wǎng)站的點擊量，我的網(wǎng)站點擊量高，說明我的用戶群覆蓋面大，被關注的程度高，廣告主自然就愿意把廣告費投到我的網(wǎng)站上。可是，怎樣提高我的網(wǎng)站瀏覽和點擊量呢?新鮮的社會熱點話題、極具震撼效果的獨家爆點、超強的媒體時效性等等，這些都是提高網(wǎng)站關注度的重要元素，天涯、貓撲都是這樣出名的。其實，傳統(tǒng)的電視媒體也是如此，有特色的獨創(chuàng)性節(jié)目、新鮮的資訊，都是提高電視收視率的重要手段。從另一方面來說，廣告主跟媒體之間是一種互利互惠的關系。同樣，活動運營公司跟媒體之間也是一種互利互惠的關系?；顒舆\營公司制造的活動本身，完全可以成為媒體爭奪的主要資源，媒體是活動宣傳的主要載體，活動也只有借助于媒體的宣傳才能達到預期的傳播效果，還是以“超級女聲”為例，“超級女聲”要擴大影響力，必須借助于各種媒體，各種媒體為了吸引讀者、觀眾、網(wǎng)民，也不可能對“超級女聲”視而不見。

 

同時，活動宣傳費用又是媒體的收入來源之一，如果想要節(jié)約一定的預算成本，減少媒體的宣傳費用，一方面，要對于活動的內(nèi)容進行精妙的策劃，制造社會熱點，吸引媒體的主動關注，以提升自身內(nèi)容的含金量，也就是說，如果媒體為了某個社會熱點來主動向你索要活動的信息資訊，你便處在了主動的地位，合作費用自然就降下來了。當然，媒體之間因為收視率、用戶點擊量的競爭，也會導致價格的下降，以增加自己的同行競爭力。同時，活動做得多了，媒體從活動公司所能獲得的各類信息資源也越來越多，雙方之間便可能從單純的買賣交易，變成一種資源的互換和循環(huán)利用，活動運營的宣傳資本自然就降低了。很多人認為一個活動公司是否有足夠的實力、會不會掙錢，所擁有媒體資源的多少是一個重要的衡量標準，說的就是這個道理。這也是活動運營公司在客戶眼里是否具有競爭力的主要表現(xiàn)，因為活動本身做得再好，如果不能有效傳播也是枉然。

 

錢要用在刀刃上

 

要提高活動運營的效益，一是開源二是節(jié)流。提高團隊管理水平，也是能否節(jié)約成本的一個重要因素。做活動往往是勞動密集型的，如果是在異地做活動，團隊本身的衣食住行就是一筆龐大的支出，比如說，住五星級酒店與租用民房費用差別就很大;選擇什么樣的交通工具、通過旅行社預定團體票與單個的臨時買票，差別也很大;有的活動需要動用幾十人、幾百人、甚至幾千人，是購買盒飯還是自己動手制作工作餐，成本差別都很大。這指的是硬性成本，更重要的是在各個資源的調(diào)配方面，一旦公司做大做強、形成了一定規(guī)模的資源調(diào)配網(wǎng)絡的時候，很多資源便可以就地調(diào)配，減少了中間環(huán)節(jié)、流通成本、物流成本以及人員成本。

 

其中的物流成本里包括幾個環(huán)節(jié)，首先是設備的交通成本，比如說平時做活動，需要將道具從長沙調(diào)到海南，往返要兩天，但如果我們有了便捷的資源網(wǎng)絡，就可以直接從海南、湛江或廣州就近調(diào)配設備，這樣，不僅節(jié)省了時間還可以節(jié)省相應的運費。藝人也是如此，如果在成都做活動，就可以近水樓臺的在當?shù)卣椅璧笀F隊或者檔期相吻合的藝人。

 

但是節(jié)省活動成本并不意味著要以降低活動的質(zhì)量標準作為代價。

對于活動公司來說，一方面不能多花客戶的錢，另一方面卻要給客戶提供最好的服務，這是活動運營公司贏得客戶的基本前提。這個看似矛盾的問題，其實操作起來也很簡單，就是把錢要用在刀刃上，有句土話說得好：“騎毛驢兒上酒吧，該省的省，該花的花!”，但不能為省錢而省錢，有時候在小的地方省錢了，結(jié)果可能得不償失，甚至釀成大錯。

 

有些時候做活動還會出現(xiàn)超支的情況，但是為了提高公司的知名度和本著對客戶負責的態(tài)度，也為了建立更好的、長期的客戶關系，即使費用超支了也必須將活動做完做好。比如天娛傳媒在做寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)活動的時候，邀請了香港的曾志偉先生做主持人，他當時在美國，因天氣原因飛機根本無法起飛，但是活動不等人，為了對觀眾負責，導演組只好決定臨時換人，由他的兒子和另外一位香港藝人張國強先生頂替他出席，可是問題又來了，當天晚上香港至長沙的機票已經(jīng)全部售空，火車又太慢，在這種情況下，可以從本地另選主持人，但公司沒有這樣做，而是當機立斷，決定開車去接!派兩名經(jīng)驗豐富的司機不分晝夜從長沙開到深圳羅湖口岸接，回到長沙現(xiàn)場的時間離活動開始只有不到兩個小時，不僅驚心動魄，開車的成本甚至比機票高出很多，但是，為了保證客戶的利益，也為了保證寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)不缺失亮點，就必須這么做，這個時候該增加的費用就一定要增加。所以，我們在做預算的時候，通常也會做一個不可預計的費用預算。